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    Datenschutzerklärung

    Verantwortlicher:

    Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

    Todor Dimitrov (Einzelanbieter der Web-App gaeb2excel.online)
    Grünwalder Straße 11
    81547 München
    E-Mail: info@gaeb2excel.online
    oder: Kontaktformular

    Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da der Betrieb privat und in kleinem Umfang erfolgt und gesetzlich keine Verpflichtung dazu besteht.

    Datenverarbeitung beim Besuch der Website

    Beim Aufruf dieser Website (gaeb2excel.online) werden durch unseren Webserver automatisch technische Zugriffsdaten in sogenannten Server-Logfiles erhoben. Diese Daten umfassen z. B. die IP-Adresse des aufrufenden Geräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, abgerufene Datei/Seite, Browsertyp und Betriebssystem. Die Erhebung dieser Informationen ist technisch notwendig, um die Website ausliefern sowie die Stabilität und Sicherheit des Betriebs gewährleisten zu können (z. B. Erkennung von Angriffen).

    Zweck und Rechtsgrundlage:

    Die Verarbeitung dieser Zugriffsdaten ist technisch notwendig, um die Webseite auszuliefern und die Stabilität sowie Sicherheit unseres Angebots zu gewährleisten (z. B. zur Erkennung und Abwehr von Angriffsversuchen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, störungsfreien Betrieb). Wir verwenden die Log-Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

    Speicherdauer:

    Server-Logfiles werden nur kurzfristig gespeichert und in der Regel spätestens nach 7 Tagen automatisch gelöscht (sofern kein sicherheitsrelevanter Vorfall eine längere Aufbewahrung erfordert).

    Datenverarbeitung bei Nutzung der Datei-Upload-Funktion

    Wenn Sie die Web-App nutzen und eine GAEB-Datei hochladen, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Dateidaten. Dies umfasst die Datei selbst sowie sämtliche darin enthaltenen Informationen (z. B. Positionstexte, Preise, Mengen). Die Bereitstellung einer GAEB-Datei ist für die Nutzung der Konvertierungsfunktion erforderlich; ohne diese Datei kann keine Umwandlung erfolgen.

    Die Verarbeitung erfolgt wie folgt:

    • Dateikonvertierung:
      Ihre hochgeladene GAEB-Datei wird auf unserem Server entgegengenommen und zum Zweck der Umwandlung in das Excel-Format verarbeitet. Die Dateiinhalte werden ausgelesen und in das Excel-Format übertragen. Anschließend stellen wir Ihnen die konvertierte Excel-Datei zum Download bereit.
    • Temporäre Speicherung:
      Die ursprüngliche GAEB-Datei sowie die erzeugte Excel-Datei werden nur vorübergehend auf dem Server gespeichert, um die Konvertierung durchführen zu können und Ihnen ggf. einen erneuten Download zu ermöglichen. Eine dauerhafte Speicherung der Originaldatei findet nicht statt. Hochgeladene Dateien und die resultierenden Excel-Dateien werden spätestens nach 24 Stunden automatisch von unserem Server gelöscht. Eine Einsichtnahme durch Dritte oder eine Veröffentlichung Ihrer Datei erfolgt nicht (außer es bestünde eine gesetzliche Pflicht hierzu, was im Normalfall nicht gegeben ist).
    • Anonymisierte Auswertung (optional):
      Nur sofern Sie ausdrücklich eingewilligt haben, verwenden wir bestimmte Informationen aus Ihrer hochgeladenen Datei in anonymisierter Form zu statistischen Auswertungen und zur Verbesserung unseres Dienstes. Beispielsweise können wir so nachvollziehen, welche Arten von Einträgen besonders häufig konvertiert werden oder typische Preisbereiche ermitteln. Personenbezogene Daten werden dabei nicht gespeichert oder veröffentlicht. Etwaige identifizierende Angaben in den Dateien (z. B. Namen von Ansprechpartnern, Firmenbezeichnungen, Adressen in den GAEB-Daten) werden vor jeder Auswertung entfernt oder unkenntlich gemacht, sodass kein Rückschluss auf Ihre Person oder konkrete Projekte möglich ist. Die so anonymisierten Datensätze nutzen wir, um unseren Service zu optimieren, statistische Trends zu analysieren und unser Angebot weiterzuentwickeln. (Hinweis: Die Nutzung anonymisierter Daten umfasst ggf. auch deren künftige Verwendung in erweiterten Funktionen oder Angeboten unseres Dienstes. Diese bleiben jedoch stets im Rahmen der genannten Zwecke und erfolgen ohne Personenbezug.)

    Wichtig: Wenn Sie der anonymisierten Datenanalyse nicht zustimmen, werden Ihre hochgeladenen Dateien ausschließlich zur unmittelbaren Konvertierung genutzt und danach wie beschrieben gelöscht. Die Nutzung der Web-App ist auch ohne Einwilligung in die Datenanalyse in vollem Umfang möglich – es erfolgen dann keinerlei Auswertungen Ihrer Datei-Inhalte über die Konvertierung hinaus.

    Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

    Für die Verarbeitung Ihrer Daten stützen wir uns auf die folgenden Rechtsgrundlagen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

    • Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Die Verarbeitung der hochgeladenen Datei und deren Inhalt zum Zweck der Konvertierung in Excel erfolgt, um den von Ihnen angeforderten Dienst zu erbringen. Durch das freiwillige Hochladen der Datei kommt konkludent ein unentgeltlicher Nutzungsvertrag zwischen Ihnen und dem Betreiber zustande, dessen Hauptleistung die Dateikonvertierung ist. Ohne die Verarbeitung der bereitgestellten GAEB-Datei könnten wir diesen "Vertrag" nicht erfüllen.
    • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Die weitergehende Auswertung und Aufbewahrung von Dateiinhalten zu Analysezwecken (anonymisierte Datenverarbeitung über die eigentliche Konvertierung hinaus) erfolgt ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Diese Einwilligung fragen wir im Upload-Prozess separat über eine Option-Checkbox ab (siehe Hinweis zur Checkbox unten). Wenn Sie diese Einwilligung nicht erteilen, nutzen wir die Dateiinhalte nur zur direkten Konvertierung und löschen sie anschließend vollständig. Sie entscheiden also freiwillig, ob Sie einer zusätzlichen anonymisierten Datennutzung zustimmen. Ihre Einwilligung ist keine Voraussetzung für die Nutzung der Web-App als solcher (siehe dazu auch das Koppelungsverbot in Art. 7 Abs. 4 DSGVO – wir machen den Dienst nicht von der zusätzlichen Zustimmung abhängig).

    Hinweis: Die Einwilligung können Sie selbstverständlich auch jederzeit widerrufen (siehe dazu unten Ihre Rechte als betroffene Person). Ein Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Verarbeitung, führt aber dazu, dass wir Ihre künftig anfallenden Daten nicht mehr zu Analysezwecken nutzen. Wenn technisch möglich, entfernen wir auf Ihren Wunsch hin auch bereits gespeicherte anonymisierte Informationen, soweit diese ausnahmsweise noch einen Personenbezug aufweisen oder Ihnen eindeutig zugeordnet werden können.

    Speicherdauer und Löschung

    Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Konkret:

    • Hochgeladene Dateien: Ihre GAEB-Datei bleibt nur für die Dauer der Konvertierung und eine kurze Nachhaltezeit auf dem Server. Spätestens 24 Stunden nach dem Upload wird die ursprüngliche Datei automatisch gelöscht.
    • Konvertierte Excel-Datei: Die erzeugte Excel-Datei steht Ihnen zum Download bereit und wird ebenfalls nicht dauerhaft auf unserem Server vorgehalten. In der Regel wird sie zeitnah nach dem Abruf, spätestens jedoch nach 24 Stunden, gelöscht. Bitte laden Sie die Datei daher rechtzeitig herunter und sichern Sie sie bei sich lokal.
    • Anonymisierte Auswertungsdaten: Informationen, die wir aus den Dateien anonym gewonnen haben (z. B. statistische Werte, aggregierte Inhalte ohne Personenbezug), können wir grundsätzlich zeitlich unbegrenzt speichern und nutzen, da es sich hierbei nicht um personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO handelt. Sollte im Ausnahmefall doch noch ein Personenbezug aus den gespeicherten Daten herstellbar sein, werden wir solche Daten entweder umgehend anonymisieren oder – auf Ihren Wunsch – löschen. Im Falle eines Widerrufs Ihrer Einwilligung werden wir zudem sämtliche von der Einwilligung umfassten, noch identifizierbaren Daten löschen bzw. so anonymisieren, dass ein Personenbezug ausgeschlossen ist.

    Keine Weitergabe an Dritte

    Ihre personenbezogenen Daten werden von uns grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist im Einzelfall erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben:

    • Zur Vertragserfüllung: Sofern für die Durchführung der Konvertierung oder die Bereitstellung der Web-App externe Dienstleister eingesetzt werden (siehe Hosting-Provider unten), erhalten diese im notwendigen Umfang Zugriff auf Daten. In unserem Fall werden Dateien und technische Daten an den Server übermittelt, der von einem Dienstleister betrieben wird. Dieser handelt jedoch streng weisungsgebunden in unserem Auftrag.
    • Mit Ihrer Einwilligung: Ohne Ihre Zustimmung werden keine optionalen Daten an Dritte weitergegeben. (Zur Klarstellung: Die anonymisierte Auswertung Ihrer Datei-Inhalte erfolgt nur durch uns intern; wir verkaufen oder teilen keine personenbezogenen oder anonymisierten Einzel-Datensätze mit externen Stellen.)
    • Aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen: In seltenen Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, Auskunft zu erteilen oder Daten an Behörden weiterzugeben, z. B. im Rahmen strafrechtlicher Ermittlungen. In solchen Fällen würden wir Daten ausschließlich an die berechtigten staatlichen Stellen herausgeben und Sie – sofern zulässig – darüber informieren.

    Der Betrieb der Web-App erfolgt mithilfe eines externen Hosting-Dienstleisters. Dieser stellt die Server-Infrastruktur bereit, auf der unsere Website und der Konvertierungsdienst laufen. Im Rahmen dieses Hostings werden die oben genannten Daten (z. B. die temporär gespeicherten Dateien, Logfiles) technisch durch den Hosting-Provider verarbeitet. Der Server-Standort befindet sich in Deutschland (bzw. innerhalb der EU), sodass kein Transfer personenbezogener Daten in Drittländer stattfindet.

    Cookies und Tracking

    Diese Website verwendet keine Tracking- oder Analyse-Cookies von Drittanbietern. Wir setzen keine Dienste wie Google Analytics o.ä. ein. Es werden lediglich technisch notwendige Cookies verwendet, sofern diese für den Betrieb der Web-App unerlässlich sind (z. B. ein Session-Cookie, um Ihre Sitzung während der Dateikonvertierung aufrechtzuerhalten). Solche Cookies enthalten keine personenbezogenen Profile und werden in der Regel nach Ende Ihres Besuchs (Schließen des Browsers) automatisch gelöscht.

    Ein Cookie-Banner oder zustimmungspflichtige Cookies sind nicht erforderlich, da wir nur essenzielle Cookies einsetzen und keinerlei Werbung oder externes Tracking stattfinden.

    Datensicherheit

    Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff und Verlust zu schützen (Art. 32 DSGVO). Die Übertragung der Website sowie der hochgeladenen Dateien erfolgt verschlüsselt über SSL/TLS (erkennbar an „https://" und dem Schloss-Symbol im Browser). Dadurch werden Ihre Eingaben und Uploads während der Übermittlung vor dem Mitlesen durch Dritte geschützt.

    Unsere Server sind so konfiguriert, dass die Dateien nicht öffentlich zugänglich sind – der Zugriff erfolgt ausschließlich über einen individuell generierten, kryptographisch sicheren Token. Beim Upload wird jeder Datei ein einmaliger Zugriffstoken zugewiesen, der nur für einen festgelegten Zeitraum (zum Beispiel 24 Stunden) gültig ist. Nur wer im Besitz dieses Tokens ist, kann den Download-Link nutzen, um auf die Datei zuzugreifen.

    Darüber hinaus hat ausschließlich der Betreiber Zugriff auf die Uploads, und es bestehen weitere Zugriffskontrollen. Es werden regelmäßig Updates und Sicherheits-Patches eingespielt, um eine aktuelle Schutzlage zu gewährleisten. Hochgeladene Dateien werden nicht in öffentlich zugänglichen Serverbereichen gespeichert, sondern in einem geschützten Verzeichnis abgelegt. Zudem werden die Dateien routinemäßig nach kurzer Zeit gelöscht (siehe oben), um unnötige Datenhaltung zu vermeiden.

    Keine automatisierte Entscheidungsfindung

    Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Das heißt, es gibt keine Algorithmen, die über Ihre Daten ohne menschliches Zutun Entscheidungen treffen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie erheblich beeinträchtigen könnten. Sämtliche Datenverarbeitung dient den oben genannten Zwecken und beinhaltet keine Bewertung Ihrer Person.

    Rechte der betroffenen Personen

    Als betroffene Person im Sinne der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu, die Sie gegenüber dem oben genannten Verantwortlichen geltend machen können:

    • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO):
      Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Dies umfasst Informationen über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien personenbezogener Daten, die Empfänger und die geplante Speicherdauer bzw. die Kriterien für deren Festlegung.
    • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO):
      Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung falscher oder unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
    • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO):
      Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Dies ist z. B. der Fall, wenn der Speicherungszweck entfällt oder Sie eine erteilte Einwilligung widerrufen haben. Bitte beachten Sie, dass das Löschungsrecht bei anonymisierten Daten nicht greift, da diese keinen Personenbezug mehr aufweisen – solche Informationen können wir folglich nicht bestimmten Personen zuordnen und daher auch nicht auf Anfrage löschen.
    • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):
      Unter bestimmten Voraussetzungen (z. B. wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist) haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Dann dürfen wir Ihre Daten – abgesehen von der Speicherung – nur noch sehr eingeschränkt verarbeiten.
    • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):
      Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung automatisiert verarbeiten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder – auf Ihren Wunsch, soweit technisch machbar – die Übermittlung an einen Dritten zu verlangen.
    • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):
      Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. In diesem Fall werden wir Ihre betreffenden Daten nicht weiter verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen.

    Hinweis: Da wir personenbezogene Daten auf Basis berechtigter Interessen nur in sehr begrenztem Umfang verarbeiten (z. B. IP-Adressen in Logfiles zur Sicherheit), wird ein Widerspruch in der Regel durch Löschung/Anonymisierung dieser Daten umgesetzt werden können.

    Zusätzlich haben Sie das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Das bedeutet: Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung (z. B. zur anonymisierten Analyse Ihrer Dateiinhalte) gegeben haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zurücknehmen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Verarbeitung nicht rückwirkend berührt, d. h. Datenverarbeitungen bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleiben legal. Nach einem Widerruf werden wir die betreffenden Daten jedoch nicht weiter nutzen und – soweit noch personenbezogen vorhanden – löschen. Möchten Sie z. B. nachträglich, dass wir bestimmte aus Ihrer Datei gewonnene Inhalte nicht weiter in unserer Datenbank berücksichtigen, können Sie dies verlangen. Da wir keine Nutzerkonten führen, bitten wir in einem solchen Fall um einen Hinweis, welche Datei bzw. welcher Upload betroffen war (z. B. Datum des Uploads oder spezifische Angaben zur Datei), damit wir die zugehörigen Daten ausfindig machen und entfernen können.

    Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich formlos per E-Mail an uns wenden (info@gaeb2excel.online). Bitte geben Sie dabei ausreichend Informationen an, damit wir Ihre Anfrage zuordnen und beantworten können. Gehen Anfragen zu Ihren Rechten bei uns ein, werden wir diese entsprechend den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und innerhalb der gesetzlichen Fristen beantworten.

    Beschwerderecht

    Falls Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen geltende Datenschutzgesetze verstößt, haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen (Art. 77 DSGVO). Sie können dies bei der für uns zuständigen Behörde tun oder bei der Behörde in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Wohnsitzes.

    Für uns zuständig ist voraussichtlich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27 (Schloss), 91522 Ansbach, Deutschland. Diese Behörde können Sie postalisch oder über die Webseite https://www.lda.bayern.de kontaktieren.

    Alternativ können Sie sich auch an jede andere Datenschutzbehörde wenden, die Ihre Beschwerde dann entsprechend weiterleitet.

    Weitere Hinweise

    Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren, um Änderungen an der Web-App oder neuen rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist über den Link „Datenschutz" auf unserer Website abrufbar.

    Sollten Sie Fragen oder Bedenken zum Datenschutz haben, können Sie uns jederzeit unter der angegebenen E-Mail-Adresse erreichen.

    (Stand dieser Datenschutzerklärung: April 2025)